La gestion administrative en entreprise comprend plusieurs tâches répétitives et chronophages. Celles-ci peuvent prendre jusqu’à 2 jours par semaine sur certains postes. Gérer la partie administrative d’une entreprise demande donc une charge mentale importante.
Parmi ces tâches, celle qui prend le plus de temps et qui demande une grande rigueur est : la facturation.
En fonction des délais de paiement de vos clients ou encore de vos fournisseurs, le processus de facturation peut s’allonger jusqu’à 15 jours pour seulement une facture.
Mais alors, comment améliorer sa gestion de facturation ? Comment optimiser son temps de facturation ? Quels outils utiliser pour optimiser le processus de facturation ?
Afin de vous aider, des outils et des méthodes existent !
6 conseils pour optimiser le processus de facturation 🗂️
Voici 6 conseils pour optimiser le temps que vous passez à la facturation :
La digitalisation et la centralisation des factures
En digitalisant et centralisant vos factures, vous éviterez les erreurs de saisie, les doublons et les pertes de documents (notamment les pertes de factures papiers…)
De plus, opter pour un système digitalisé permet de prendre connaissance des conditions de paiements attendues (échéance, devise, compte bancaire…) et d’avoir une visibilité globale sur les attendus.
De plus, cela vous donne l’opportunité d’anticiper les risques de fraude au paiement (IBAN, fournisseur…) grâce à un système de validation.
La maîtrise de sa trésorerie 💰
Il est important d’anticiper ses dépenses à venir mais également et les entrées d’argent futures !
Pour optimiser le processus de facturation, des solutions existent pour que vous ayez une visibilité sur tous vos comptes bancaires afin de s’assurer que l’argent soit bien sur le compte bancaire au moment du paiement.
Le suivi avant et après échéance
Mettre en place un processus de facturation permet de garantir un suivi en interne.
Le processus commence avant l’échéance, afin de s’assurer que les bonnes personnes puissent approuver les factures en temps et en heure mais aussi s’assurer de la bonne réception des informations afin d’anticiper les erreurs.
Il continue également après l’échéance. Pourquoi ? Pour garantir la transmission d’informations comme par exemple les éléments de pré-comptabilité lié au paiement auprès de votre l’expert-comptable.
Le paiement en temps et en heure ⌚️
En programmant vos paiements suffisamment en amont, votre temps d’anticipation deviendra plus grand vous permettant donc de réagir au bon moment en cas d’erreurs constatées.
La communication
Optimiser le processus de facturation demande une bonne communication ! Il est important de communiquer avant et après la réalisation de vos paiements. Assurez-vous de vous adresser au bon interlocuteur afin d’éviter tous risques de fraude.
Joignez à la facture tous les éléments associés afin de garantir un bon suivi de votre trésorerie.
L’utilisation des bons outils 🛠️
Il est important de communiquer avant et après la réalisation de vos paiements. Assurez-vous de vous adresser au bon interlocuteur afin d’éviter tous risques de fraude.
Joignez à la facture tous les éléments associés afin de garantir un bon suivi de votre trésorerie.
Gérez vos processus de facturation grâce à des outils dédiés !
En utilisant des logiciels de facturation, vous faciliterez la gestion de vos factures et vos flux de trésorerie seront plus fluide.
Besoin de plus de conseils ?
Nous vous invitons à regarder le replay de notre webinaire : Comment réduire le temps et le stress liés aux factures fournisseurs et clients ?
Des solutions spécifiques pour optimiser le processus de facturation👨🏻💻
Des outils génériques tel que Excel permettent d’optimiser le processus de facturation. La saisie de données dans des grands tableurs est une tâche répétitive et chronophage. De plus, celle-ci se fait manuellement ; la moindre erreur de saisie peut engendrer de graves conséquences.
Pour éviter les erreurs, des outils spécifiques existent !
La solution Libeo
Libeo vous aide à gérer vos processus de facturation fournisseurs et clients. Pilotez efficacement l’ensemble de votre trésorerie dans un endroit sécurisé.
Libeo est un outil innovant qui permet de :
☁️Centraliser et gérer ses factures
📊Gérer ses flux de trésorerie dans un seul outil
💰Sécuriser ses paiements fournisseurs et encaisser ses factures clients
🔄Synchroniser ses documents sans effort avec d’autres logiciels de comptabilité
Et bien plus encore !
Vous souhaitez avoir plus d’informations sur Libeo ? Rendez-vous ici : https://libeo.io/
Les logiciels métiers sur-mesure
Les logiciels métiers répondent aux besoins spécifiques de votre société en prenant en compte tous vos processus. Ils permettent de fluidifier votre organisation. Plusieurs entreprises ont déjà fait ce choix.
Grâce à cette solution, ces sociétés ont pu :
- Gagner du temps en automatisant la gestion de leurs projets et centralisant leurs factures dans un endroit où elles seules ont accès
- Automatiser des fonctions supports (dont la facturation) mais aussi d’autres activités secondaires comme la formation, le contrôle qualité et bien d’autres.
- Connecter des outils qu’ils utilisent au quotidien pour éviter d’ouvrir plusieurs logiciels en même temps. Par exemple, il est possible de relier Libeo à un logiciel métier. 😉
Un logiciel métier sur-mesure est une solution efficace sur le long terme ; celui-ci est modulable en fonction de vos futurs besoins !
Pour en découvrir plus sur les bénéfices de cet outil, nous vous invitons à consulter cet article : Créer son logiciel sur mesure : Les avantages et les outils à connaître
Conclusion
Gérer ses factures en entreprise peut être un défi. Cependant, il existe des solutions pour optimiser le temps consacré à la facturation et éviter les erreurs. Les outils spécifiques tels que les applications métiers sur-mesure et des logiciels de gestion comme Libeo peuvent également aider à réduire les défis de la facturation en automatisant et centralisant vos données.
Chez TooSmart, nous appréhendons les besoins et les usages de l’entreprise en digitalisant et automatisant vos process métier tel que la facturation.
Vous souhaitez automatiser vos process ?
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