Comment créer un cahier des charges pour un logiciel ?

3 juin 2025

Vous avez une idée de logiciel ? Parfait. Mais avant de foncer tête baissée dans le développement, il y a un passage obligé : le cahier des charges logiciel. C’est ce document qui transformera vos intentions en instructions claires pour vos équipes ou prestataires. Sans lui, votre projet risque de naviguer à vue. Et dans la tech, ça ne pardonne pas.

Trop de projets échouent parce que les besoins sont mal exprimés ou mal compris. Fonctionnalités oubliées, délais explosés, budget doublé : tout ça, c’est souvent le résultat d’un cahier des charges flou ou inexistant.

Créer un bon cahier des charges logiciel, c’est cadrer, prioriser et anticiper. C’est rendre votre projet pilotable.

Dans cet article, on vous montre comment passer de l’idée à un document clair, structuré et actionnable. Avec des méthodes concrètes, des outils adaptés et l’approche TooSmart.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges logiciel ?

Un cahier des charges logiciel, c’est le plan de vol de votre projet digital. C’est le document qui définit noir sur blanc ce que votre futur logiciel devra faire, comment, pour qui, avec quelles contraintes techniques et dans quels délais.

C’est un outil de cadrage. Il permet de poser les bases d’un logiciel sur mesure sans zones d’ombre. Pour les développeurs, c’est une feuille de route. Pour vous, c’est une assurance contre les malentendus.

3 types de cahiers des charges à connaître :

Fonctionnel : il décrit les fonctionnalités attendues, les besoins métiers, les usages finaux.

Technique : il précise les technologies à utiliser, les contraintes d’intégration, de sécurité, d’hébergement, etc.

Général : il regroupe l’ensemble des éléments de cadrage du projet, des objectifs aux livrables.

Le cahier des charges logiciel doit rester lisible. Évitez le jargon inutile. Ce n’est pas un document pour experts IT uniquement : c’est un support de collaboration entre décisionnels, utilisateurs métiers et développeurs.

Bien rédigé, il permet :

de choisir les bons prestataires,
d’estimer les coûts,
de gagner du temps,
d’éviter les allers-retours inutiles pendant la phase de développement.

C’est donc une étape stratégique. Et pourtant, elle est souvent négligée.

Quels sont les composants d’un bon cahier des charges logiciel ?

Un bon cahier des charges logiciel est à la fois clair, structuré et actionnable. Il ne s’agit pas de remplir des pages pour remplir des pages, mais de produire un document opérationnel. Votre prestataire ou votre équipe technique doit pouvoir s’appuyer dessus sans devoir vous appeler toutes les cinq minutes.

Voici les sections essentielles à inclure :

1. Présentation du projet

Expliquez le contexte : pourquoi ce logiciel ? Quelle est la situation actuelle ? Quels enjeux opérationnels ou stratégiques cherche-t-on à résoudre ?

2. Objectifs du logiciel

Soyez factuel : réduire les erreurs de saisie, automatiser un processus, centraliser des données, améliorer l’expérience utilisateur. Un bon objectif est mesurable.

3. Description fonctionnelle

Listez les fonctionnalités attendues, organisées par modules ou parcours utilisateurs. Intégrez des user stories si possible (“En tant que [utilisateur], je veux [fonction] afin de [objectif]”).

4. Contraintes techniques

Technos imposées, intégration avec un ERP existant, exigences de sécurité, compatibilité mobile… Plus vous anticipez, mieux c’est.

5. Spécificités UX/UI

Design épuré ? Interface mobile-first ? Accessibilité renforcée ? Précisez les attentes, sans bloquer la créativité des designers.

6. Planning et budget

Donnez des repères réalistes. Si vous avez un budget plafond, annoncez-le. Même chose pour la date de mise en ligne souhaitée.

7. Critères de validation

Comment jugerez-vous que le logiciel est “fini” ? Listez les indicateurs clés de succès.

Ne pas faire :

Lister 100 fonctionnalités sans priorité
Ignorer les dépendances techniques
Réinventer la roue sans consulter les utilisateurs

Un cahier des charges logiciel bien rédigé vous fait gagner du temps, sécurise vos livrables et évite les mauvaises surprises. Il clarifie les attentes, limite les zones grises et donne un cap clair à votre projet.

Quel logiciel utiliser pour créer un cahier des charges logiciel ?

Un bon cahier des charges logiciel commence souvent par… un bon outil. Il n’y a pas de vérité absolue : l’essentiel est d’avoir un support qui facilite la clarté, la collaboration et l’évolutivité.

Les outils les plus utilisés :

Google Docs / Microsoft Word

Les grands classiques. Idéal pour rédiger un document structuré avec des titres, listes et tableaux. Avantage : tout le monde sait les utiliser. Inconvénient : difficile à maintenir à jour en équipe.

NOTION

Parfait pour structurer un cahier des charges logiciel de façon modulaire : base de données, checklist, commentaires, embeds… Excellent pour collaborer à plusieurs.

Miro / Whimsical

Utiles pour faire des schémas, parcours utilisateurs ou maquettes simples à insérer dans le cahier des charges.

ClickUp / Asana / Trello

Utiles en complément pour suivre la mise en œuvre des besoins exprimés dans le cahier des charges.

Le bon outil, c’est celui que vous maîtrisez et qui s’intègre dans votre manière de travailler.

Comment créer un cahier des charges informatique ? 6 Étapes clés

Rédiger un cahier des charges logiciel n’est pas qu’un exercice administratif : c’est une méthode structurée qui vous permettra d’aligner tous les acteurs autour d’un projet clair. Voici les étapes à suivre pour ne rien oublier et éviter les pièges.

1. Impliquer les bonnes parties prenantes

Avant même d’écrire, regroupez les utilisateurs clés, les managers concernés et les profils techniques si disponibles. Un bon cadrage commence toujours par une vision partagée. Oublier un utilisateur, c’est risquer un besoin mal couvert.

2. Collecter les besoins métier

Listez les problématiques concrètes à résoudre. Exemple : “nos équipes terrain saisissent encore les données sur papier”. Posez des questions ouvertes. Partez des irritants, pas des solutions toutes faites.

3. Analyser l’existant

Avant de créer un logiciel, il faut comprendre ce qui existe déjà : outils internes, fichiers Excel, procédures manuelles. Cela permet de définir ce qui doit être remplacé, conservé ou intégré.

4. Formaliser les besoins

C’est ici que vous passez à la rédaction. Pour chaque fonctionnalité, décrivez le besoin, l’objectif, les utilisateurs concernés et les interactions prévues. Vous pouvez structurer cela en modules ou en parcours utilisateurs.

Astuce : utilisez le format “user story” pour humaniser chaque fonction.

Exemple : “En tant que responsable QHSE, je veux pouvoir générer un rapport d’audit en un clic pour gagner du temps lors des contrôles.”

5. Prioriser les fonctionnalités

Tout n’a pas besoin d’être livré en version 1. Classez les besoins par criticité (indispensable / important / optionnel). Cela évitera les dérives de planning et les frustrations côté utilisateurs.

6. Valider avec les utilisateurs

Avant transmission à vos prestataires ou à votre DSI, organisez une relecture. Est-ce que les termes sont compréhensibles ? Est-ce que toutes les situations du quotidien sont couvertes ? Intégrer les retours à ce stade est clé pour éviter les surprises plus tard.

Un cahier des charges logiciel bien construit est vivant. Il s’enrichit, se complète et s’ajuste. Il devient un outil de pilotage bien plus qu’un simple document.

Méthodologie TooSmart : co-construire un cahier des charges efficace

Chez TooSmart, on ne vous laisse jamais seul face à une page blanche. Rédiger un cahier des charges logiciel peut vite devenir un casse-tête si l’on ne maîtrise pas les enjeux techniques et métier. C’est pourquoi nous avons construit une méthode collaborative, rapide et efficace.

Diagnostic express

On commence par vous écouter. Quels sont vos irritants métier ? Vos objectifs ? Vos contraintes ? En quelques heures, nous posons les bases de votre besoin avec vos équipes opérationnelles, pas juste les décideurs.

Cartographie des processus

Nous visualisons vos flux, outils, acteurs et points de friction. L’objectif : transformer ces flux en modules fonctionnels pour votre futur logiciel.

Rédaction guidée

Nous rédigeons votre cahier des charges logiciel avec vous, en mode atelier. Ce n’est pas un document technique, mais un support de projet que tout le monde peut comprendre.

Versionnage et itérations

Une première version est produite, testée, corrigée. Vous pouvez la faire relire à vos collaborateurs avant lancement du développement.

Résultat : un document structuré, précis, validé et compréhensible. Un document qui sécurise votre projet digital et aligne vos équipes.

Comment rédiger un bon cahier des charges ? Bonnes pratiques

Un cahier des charges logiciel ne doit pas être un pavé indigeste. Il doit être utile, exploitable et compris par toutes les parties prenantes.

Voici 5 bonnes pratiques concrètes pour y parvenir :

Soyez synthétique

Oubliez les longs paragraphes.

Utilisez :

des titres clairs
des bullet points
des tableaux pour les comparatifs

Cela rend la lecture fluide et évite les ambiguïtés.

Décrivez le besoin, pas la solution

Exemple à faire :

“L’utilisateur doit pouvoir télécharger son rapport PDF en un clic.”

Exemple à éviter :

“Créer un bouton vert dans le coin supérieur droit avec un pictogramme nuage.”

Vous exprimez ce que vous attendez, pas comment le coder.

Ajoutez des cas d’usage

Illustrer avec des scénarios métier, des maquettes ou des captures d’écran permet :

de mieux se projeter
de clarifier les interactions attendues

Priorisez les fonctionnalités

Tout ne peut pas être indispensable. Classez-les en :

Must-have
Nice-to-have
Optionnel

Cela aide à cadrer le budget et à organiser le développement par lots.

Faites valider par les futurs utilisateurs

Une relecture “terrain” permet :

d’éviter les oublis
d’impliquer les équipes dès le départ

Un cahier des charges logiciel n’est pas figé : c’est un outil vivant, évolutif, au service du projet.

Les 10 points à valider avant de livrer votre cahier des charges logiciel

Avant de transmettre votre cahier des charges logiciel à un prestataire ou une équipe de développement, assurez-vous qu’il coche bien ces 10 critères essentiels :

Les 10 incontournables :

Objectifs du projet clairement définis
Fonctionnalités listées et priorisées
Contraintes techniques bien identifiées (intégration, sécurité, compatibilité)
Processus métier décrits de façon compréhensible
Personas ou profils utilisateurs intégrés
Maquettes, exemples ou cas d’usage inclus
Planning estimatif et jalons clés mentionnés
Budget ou fourchette budgétaire indiquée
Indicateurs de succès listés
Parties prenantes validatrices identifiées

Un oubli peut coûter cher en temps, en argent et en crédibilité. Prenez le temps de valider chaque point avec votre équipe projet.

Les erreurs fréquentes à éviter

Même les meilleurs projets peuvent dérailler à cause d’un cahier des charges logiciel mal pensé. Voici les pièges les plus courants :

Travailler en silo : rédiger seul, sans les équipes métier, c’est le meilleur moyen d’oublier l’essentiel.

Être trop vague ou trop technique : le document doit être lisible et opérationnel.

Sauter l’étape de validation : sans relecture, les erreurs passent inaperçues… jusqu’au développement.

Gardez une règle en tête : un bon cahier des charges est celui qu’on peut réellement utiliser.

Finalisez votre cahier des charges logiciel et lancez votre projet en toute clarté

Le cahier des charges logiciel est souvent vu comme une formalité. En réalité, c’est l’étape qui conditionne la réussite de tout votre projet. Un document bien rédigé vous évite des mois de confusion, des coûts non prévus et des frustrations inutiles.

Il permet :

d’aligner les équipes techniques et métiers,
de cadrer les priorités,
de transformer vos idées en un produit concret et exploitable.

Vous ne savez pas par où commencer ?

Le cahier des charges logiciel est bien plus qu’un simple document technique. C’est le fil conducteur de votre projet digital, un levier stratégique pour aligner vos objectifs métier avec les réalités techniques. Trop souvent négligée, sa rédaction constitue pourtant l’une des étapes les plus structurantes de tout développement sur mesure.

En clarifiant vos besoins, en hiérarchisant vos attentes et en impliquant vos équipes dès le départ, vous évitez les mauvaises surprises, les retards et les dépassements de budget. Mieux encore : vous posez les bases d’un logiciel réellement utile, pensé pour vos utilisateurs finaux.

Vous avez un projet en tête mais vous ne savez pas par où commencer ? Notre équipe est à votre disposition pour cadrer vos besoins et vous aider à poser les fondations d’un développement logiciel réussi.

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