On a tous, un jour, mal relu une présentation, mal évalué un candidat ou raté une opportunité par manque de temps. 😣 En entreprise, optimiser son temps est primordial, mais ce n’est pas toujours possible.
Vous vous demandez sûrement : Comment gagner du temps en entreprise ? Comment optimiser son temps de travail ?
Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies, il est possible pour les entreprises d’automatiser certaines tâches pour optimiser du temps et augmenter leur productivité.
Le temps en entreprise : Une ressource précieuse ⏱
Dans la vie comme en entreprise, le temps est la seule égalité absolue. Il est impossible d’en acheter ou d’en emprunter, qui que l’on soit. Il ne nous reste alors qu’à décider comment employer le temps qui nous est imparti.
En entreprise, ce principe est d’autant plus vrai que tenir des délais, prévoir à long terme, échanger avec ses équipes ou soigner les productions est souvent la clé du succès. Malheureusement, plus le volume d’activité est conséquent, plus les équipes s’agrandissent et évoluent, et plus l’entreprise implique des tâches répétitives et chronophages :
- Comptabilité 📊 (saisie et suivi des devis, factures, paiements…) ;
- Prospection et new business 🤝🏻 (présentation de produits, suivi des prospects, prise de rendez-vous, envoi de propositions commerciales…) ;
- Aspect administratif du recrutement 💼 (rédaction de la promesse d’embauche, du contrat de travail, envoi d’informations sur l’entreprise aux candidats…).
En France, les PME perdent près de 8% de leur temps dans des tâches administratives (Sage/Plum). On parle de temps « perdu » car , souvent, ces tâches éloignent les employés de leur cœur de métier et ont une faible valeur. C’est pourquoi, il est important d’optimiser son temps de travail afin d’éviter de perdre du temps sur ce type de tâche.
Regagner le temps perdu en entreprise : Un défi majeur 👊🏻
Des pertes concrètes pour l’entreprise 💥
Des tâches peu stimulantes pour vos équipes 🥱
Au-delà des pertes financières, le temps perdu sur des tâches répétitives et chronophages peut également vous faire perdre des employés. Aujourd’hui, 43% des salariés déclarent « répéter continuellement une même série de gestes ou d’opérations» (DARES). Une équipe qui passe la majeure partie de son temps sur une tâche répétitive, au lieu de se concentrer sur son cœur de métier, verra rapidement baisser sa motivation. Démotivés, les employés sont plus de chances de quitter l’entreprise. Ces employés sur le départ devront être remplacés, ce qui impliquera de nouveaux recrutements, chronophages sur le plan administratif. 
Par ailleurs, une tâche qui, apriori, ne prendrait que quelques secondes, peut en réalité faire perdre plusieurs minutes, surtout si elle se répète : les interruptions régulières nous coupent dans notre concentration et augmentent le risque d’erreur humaine. 
Regagner le temps perdu est donc primordial pour les entreprises, qui ont souvent un vaste chantier devant elles… Heureusement, des solutions, portées par les nouvelles technologies, ont plusieurs leviers pour les aider.
Quelques astuces pour optimiser son temps de travail 💡
Pour optimiser son temps de travail, il est important d’organiser ses journées. Pour cela, il faut :
- Définir ses priorités (matrice d’Eisenhower)
- Déterminer la liste de tâches
- Prendre le temps de planifier les actions et échéances.
D’autres solutions plus spécifiques existent pour vous aider à optimiser votre temps. Parmi elles, nous avons l’automatisation !
L’automatisation permet d’éliminer les tâches répétitives et chronophages de votre quotidien au travail : gestion de facturation, gestion des achats, relance de mails, saisie d’informations, création de documents, envoie de documents pour signature…
C’est ce que nous pouvons vous apporter chez TooSmart ! Nous automatisons vos tâches répétitives et chronophages afin que vous puissiez optimiser votre temps de travail. Comment ? En élaborant des solutions personnalisées adaptées à vos besoins !
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