Office Manager : optimiser son impact grâce à l’automatisation des workflows

À l’époque où les TPE et PME adoptent des structures hiérarchiques de plus en plus plates, elles cherchent aussi à recruter des profils nouveaux et polyvalents, souvent empruntés au monde anglo-saxon. Parmi eux, nous avons : l’Office Manager.

Ce métier est très important de nos jours. Afin de faciliter le travail d’un Office Manager, des solutions existent telles que l’automatisation des workflows.

Qu'est-ce qu'un Office Manager ? 🤔

L’Office Manager connaît une diffusion croissante en France et il vaut l’effort d’être mieux compris. Situé entre l’assistant de direction et le responsable administratif, l’Office Manager est un métier à part entière. Il répond au besoin d’alléger la charge de travail du directeur général et de mieux coordonner la vie du bureau. Sa nature multitâche demande d’importants atouts professionnels et personnels, mais aussi d’outils de travail adaptés. 🛠

Ce métier requiert de la réactivité, un sens de l’organisation et une grande flexibilité.✅
Cependant, compte tenu de l’ampleur de sa mission, l’Office Manager peut lui-même se retrouver débordé, avec un impact négatif sur l’efficacité de l’organisation.

Améliorer le travail de l’Office Manager grâce aux avantages apportés par l’automatisation des workflows correspond à investir dans une figure clé au sein de l’entreprise, avec des retombées positives pour tous en termes de productivité.

Les missions et tâches de l’Office Manager 📝

S’il est difficile de décrire avec précision les missions de l’Office Manager, c’est en raison de sa grande polyvalence. En résumant, il assure le bon déroulement de toutes les activités effectuées au bureau et il supporte la direction.

Selon les situations, et les missions qu’on lui a confiées, il s’occupe des tâches administratives, il veille à ce que la réglementation et la politique d’entreprise soient respectées, il évalue les processus et il cherche à améliorer les flux de travail. Si un problème d’organisation survient, il a pour mission de le résoudre le plus rapidement possible. 🧑🏻‍🔧

Au fur et à mesure que l’entreprise se développe et que ses besoins changent, ses responsabilités sont souvent sujets à d’importantes évolutions. Pour cela, il est important de l’accompagner dans ces évolutions en automatisant ses workflows.

Assistance à la direction 👨🏻‍💼

L’Office Manager conserve les prérogatives de l’assistant de direction, voire du secrétaire et du standardiste. Il s’occupe ainsi de l’accueil téléphonique, de trier le courrier, de gérer les agendas, de fixer les rendez-vous, d’organiser le calendrier, de planifier les réunions et il s’occupe des réservations lors des déplacements.

Organisation de l’espace de travail 💼

En plus de prendre en charge les fournitures bureautiques (matériel, snack, etc.), l’Office Manager veille à créer un environnement de travail favorisant le bien-être des employés et la bonne ambiance. Il gère la coordination interne du bureau, pour l’onboarding comme pour tous les besoins des collaborateurs. Parfois, il peut assumer les prérogatives d’une figure professionnelle venant du monde des start-up : le Chief Happiness Manager.

Supervision des équipes 🤜🏻🤛🏻

Dans ce domaine, l’étendue de ses missions dépend beaucoup de la taille et de la structure de l’organisation. En général, l’Office Manager est chargé d’élaborer les processus, les mettre en œuvre, les évaluer et les améliorer. Si un responsable RH et un DAF sont présents, il interviendra en les supportant dans l’opérationnel.

Administration et finance 📊

La plupart des postes impliquent le classement et l’organisation de dossiers, mais aussi la gestion des budgets, des fiches de paie et des factures. Si l’entreprise utilise un timsheet, l’Office Manager en sera probablement le responsable.

Gestion des ressources humaines 👥

En absence d’un responsable ou d’un directeur RH, il définit la politique et le programme de développement des ressources humaines, avec priorité au recrutement et à la formation des collaborateurs. Véritable pont entre la direction et l’ensemble des employés, il est l’interlocuteur privilégié des uns et des autres et il joue un rôle clé dans la résolution des conflits. Sa mission peut aussi l’amener à des actions de communication interne et de RSE.

Qu'est-ce que l'autmatisation des workflows ? 🤔

L’automatisation des workflows implique l’utilisation de la technologie pour effectuer des tâches répétitives telles que l’envoi d’e-mail, la saisie de données ou encore la transmission d’informations  sans nécessiter d’intervention humaine. Pour ce faire, il est possible de développer une application qui automatiserait ces tâches doivent. Les entreprises qui automatisent leurs workflows constatent que le travail réalisé par leur Office Manager est plus rapide, plus facile et plus uniforme.

Pourquoi l'automatisation des workflows peut être bénéfique pour un Office Manager ? 🚀

Les nouvelles technologies changent la façon dont nous travaillons en entreprise, ce qui demande à l’Office Manager d’être flexible et de s’adapter à de nouvelles méthodes. Il doit être bien organisé, polyvalent et utiliser les bons outils pour accomplir ses nombreuses tâches variées.

L’automatisation des workflows représente l’une des innovations technologiques qui permettent de dégager du temps pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, impliquant davantage de compétences, de coordination d’équipes et de relations interpersonnelles. Par exemple, il est possible d’automatiser des tâches administratives qui sont souvent répétitives, chronophages et à faibles valeurs ajoutées.

Bien sûr, il peut être difficile de changer ses habitudes de travail, mais le monde du travail évolue. L’Office Manager, grâce à sa capacité à s’adapter rapidement et à son rôle de facilitateur et d’animateur d’équipe, peut être à l’avant-garde du changement pour répondre aux nouvelles attentes en matière de gestion.

Chez TooSmart, nous libérons les Office Managers des tâches chronophages et répétitives en les automatisant. Pour cela, nous développons des solutions sur mesure adaptée aux process spécifique de l’entreprise.

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