En général, en France nous travaillons 35 heures par semaine réparties sur 5 jours. Dans ces heures, certains facteurs contraignants entrent en compte :
- Les réunions
- Les demandes de validation avant exécution
- La gestion de ses mails
- Ou encore les imprévues du type urgence.
Il est donc difficile de terminer les tâches quotidiennes que nous avons à faire.
Vous vous demandez sûrement : Comment augmenter sa productivité au travail ? Comment peut-on améliorer son efficacité ? Comment gagner du temps au travail ? 🤔
C’est simple, pour gagner du temps au travail, il suffit d’utiliser les bonnes pratiques et les meilleurs outils !
Les bonnes pratiques pour s’organiser et gagner du temps au travail
Il existe plusieurs méthodes pour améliorer son organisation et gagner du temps au travail. Parmi elles, les trois essentielles sont les suivantes :
La priorisation des tâches
Tout d’abord, il est important de trier ses tâches par ordre d’importance. Pour vous aider à faire ce tri, des solutions existent comme la matrice d’Eisenhower qui, contribue à la mise en place d’un planning du type “ To Do List ”.
La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion de tâches qui repose sur deux critères : l’importance et l’urgence.
En triant de cette façon, cela vous permettra de distinguer les tâches à :
- Déléguer (pas importante mais urgente)
- Faire (importante et urgente)
- Abandonner (pas importante et pas urgente)
- Planifier (importante mais pas urgente)
Grâce à cette matrice, vous pourrez créer votre “ To Do List ” dans des outils tels que Trello ou bien Notion. Ce sont des solutions d’organisation en ligne qui vous aident à développer votre productivité quotidienne au travail.
Déléguer ses tâches
Il est possible de gagner du temps au travail grâce à la délégation de tâches. Il n’y a aucune honte à demander de l’aide ! Il est parfois nécessaire de savoir déléguer des tâches à ses collègues pour éviter d’être en surcharge de travail.
La surcharge de travail réduit la productivité, fait perdre du temps et peut avoir des conséquences irréversibles sur votre santé mentale comme le burn-out !
En déléguant, vous pourrez mieux organiser vos journées de travail ainsi que celles de vos collaborateurs.
En effet, il n’est pas utile de passer du temps sur une mission que vous n’avez pas l’habitude de faire alors que votre collègue, lui, peut s’en charger rapidement.
Prendre des notes
La prise de notes permet d’organiser et stocker ses idées de façon plus fluide et plus clair. Cela permet également de relever les points essentiels et importants qui serviront de base pour le déploiement de vos projets.
Savoir anticiper
Vous pouvez gagner du temps au travail en anticipant vos futures tâches. Des contre-temps, comme des urgences de dernières minutes, peuvent survenir pendant vos journées de travail. Ceux-ci peuvent engendrer du stress et une réorganisation de votre planning. 😵💫
Nous ne pouvons pas prévoir ces urgences ; cependant il est possible d’organiser son planning pour les anticiper.
Comment ? 😲 En insérant des heures creuses dans vos emplois du temps !
Celles-ci permettent de vous réorganiser en cas d’imprévus. Autrement-dit, il sera possible pour vous de replanifier des tâches durant ces heures.
En anticipant, vous pourrez donc éviter de perdre du temps en réorganisant au dernier moment votre emploi du temps et réduire votre stress lié à ces imprévus.
Lors d’imprévu, il est important de prendre des notes afin de s’assurer que celui-ci a bien été compris.
Malgré une bonne organisation de travail, il se peut que votre productivité ne soit pas à son apogée. En effet, les tâches répétitives et sans valeur ajoutée la ralentissent et ne vous permettent pas de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Pour cela, il est possible de créer des outils personnalisés en fonction des tâches que vous souhaitez automatiser !
👉🏻 Pour en savoir plus, contactez-nous !
Améliorer sa productivité au travail à l’aide d’outils
Des solutions déjà toutes prêtes existent pour automatiser des tâches chronophages et sans valeur ajoutée.
Voici la liste des meilleurs outils pour gagner du temps au travail :
Clustdoc
Clustdoc est la solution n°1 de l’onboarding et de la constitution de dossiers clients et administratifs pour les professionnels et les équipes modernes. 🎯
Son défi ? Automatiser toutes les étapes de l’entrée en relation : du premier contact jusqu’à la signature, et tout cela sans jongler entre les outils.
Cette solution 100% française est l’outil idéal pour les entreprises qui souhaitent digitaliser leurs démarches clients et administratives tout en offrant une expérience personnalisée, rapide et sécurisée. 💡
Libeo
Libeo se synchronise avec vos autres logiciels comptables pour vous aider à gérer les flux de votre trésorerie !
☁ Centralisez toutes vos factures en quelques clics et transformez votre collecte manuelle en une routine simple et automatisée.
🚛 Payez vos factures fournisseurs en un clic en ayant une solution qui s’occupe de la gestion de votre compte fournisseurs à votre place.
💰 Encaissez vos factures clients plus vite en automatisant vos processus et vous permettant d’obtenir un suivi pour chacun d’entre-eux.
✈️ Pilotez votre trésorerie afin d’avoir une visibilité claire et soyez assuré de pouvoir anticiper au mieux vos prises de décisions stratégiques.
Calendly
Calendly est un outil permettant de gérer son agenda. Cette plateforme de communication d’entreprise vous permet de planifier, préparer et suivre des réunions externes.
🗓 Planifiez des réunions à forte valeur ajoutée en quelques secondes et transformez la planification en un avantage concurrentiel.
📈 Maintenez la dynamique de vos opérations et supprimez les frictions liées à la planification à chaque étape de votre cycle de vente.
🛠 Personnalisez les workflows de rappel et de suivi pour développer votre activité, intégrez-les à vos outils commerciaux et supprimez les tâches logistiques pour vous concentrer sur la vente.
Trello
Comme énoncé auparavant, Trello est un outil de gestion de projet qui vous permet de gagner du temps au travail grâce à son gestionnaire de tâches. 🗂
Inspiré de la méthode Kanban, Trello repose sur une organisation sous forme de tableaux où vous pouvez créer des listes d’action (correspondant aux différentes phases des tâches) et des cartes (correspondant à vos tâches).
Trello est une solution qui rassemble et centralise vos tâches, vos collaborateurs et vos outils. 💪🏻
Dashlane
Dashlane est un gestionnaire de mots de passe et une application de portefeuille numérique multiplateforme. 🤫
Ne perdez plus de temps à rechercher vos mots de passe ; Dashlane garantit leur centralisation et leur sécurisation dans un endroit où vous seul avez accès.
Cet outil vous offre également la possibilité de partager vos mots de passe uniquement avec les personnes de votre choix. 🤝🏻
TooSmart
TooSmart permet de connecter tous ces outils entre-eux ! 🤗
Le job de TooSmart est d’appréhender les besoins et les usages de l’entreprise pour créer des applications métiers personnalisées et connectées aux outils en place.
Grâce à TooSmart, dites au revoir aux tâches répétitives et chronophages et faites place à l’automatisation de vos process ! 🚀
Conclusion
Pour gagner du temps au travail, il est important de prendre en compte les facteurs énumérés dans cet article mais aussi d’utiliser les meilleurs outils.
La productivité au travail requiert une certaine rigueur de votre part en terme d’organisation. Plus vous êtes organisé, plus vous serez performant !
Pour vous aider à être plus efficace, TooSmart vous aide à éliminer les tâches qui vous prennent du temps et qui ne procurent aucune valeur ajoutée en vous créant votre application sur-mesure en fonction de vos besoins.
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