La non-conformité est un concept clé dans la gestion de la qualité et du QSE. Elle se réfère à tout écart par rapport aux attentes ou aux normes définies. Cet écart peut survenir dans de nombreux secteurs comme la construction, le BTP, la production industrielle…. Les normes de qualité étant de plus en plus strictes, le défaut de conformité est un enjeu majeur pour garantir la satisfaction des clients et la pérennité des activités. Pour cette raison, la fiche de non-conformité joue un rôle central dans le suivi et la gestion de ces écarts.
Qu’est-ce qu’une fiche de non-conformité ?
Définition de la fiche de non-conformité
Une fiche de non-conformité est un document qui permet d’enregistrer et de suivre tout manquement aux normes de qualité ou aux spécifications. Ces manquements peuvent varier en gravité. Une fois identifiées, elles doivent être corrigées pour éviter leur réapparition, une bonne sécurité et une bonne qualité, c’est une démarche d’amélioration continue. On distingue deux types principaux de manquement :
- Non-conformité mineure : Elle n’entraîne pas de conséquences graves et peut généralement être détectée et corrigée rapidement. Par exemple, un étiquetage incorrect peut être considéré comme un manquement mineure.
- Non-conformité majeure : Ce type de manquement a un impact significatif sur les activités de l’entreprise et peut nuire à la qualité des produits ou services offerts. Par exemple, l’utilisation de matières premières non conformes aux spécifications peut être qualifiée de manquement majeur.
Ces écarts, qu’ils soient mineurs ou majeurs, doivent être documentés et traités. C’est là qu’intervient la fiche de non-conformité. Elle permet de suivre le processus de correction et d’amélioration, tout en facilitant la mise en place d’actions préventives pour éviter que le problème ne se reproduise.
Pourquoi une fiche de non-conformité est-elle indispensable ?
Une fiche de non-conformité est indispensable dans une démarche qualité structurée. Elle permet d’identifier rapidement les dysfonctionnements au sein de l’entreprise. De plus, en documentant chaque manquement, on assure un suivi rigoureux des actions correctives et préventives mises en place.
Voici pourquoi une fiche de non-conformité est essentielle :
Traçabilité : Elle permet de suivre chaque défaut, de son identification à sa résolution.
Amélioration continue : En identifiant les sources récurrentes, l’entreprise peut améliorer ses processus de manière continue.
Prévention : Grâce à une bonne gestion, il est possible d’éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent.
Conformité aux normes : Pour obtenir et maintenir des certifications telles que l’ISO 9001, la gestion est donc indispensable.
Cette fiche n’est pas seulement un outil de correction, mais également un moyen de prévenir et d’améliorer les processus au sein de l’entreprise.
Qui peut remplir une fiche de non-conformité ?
La fiche de non-conformité peut être remplie par différentes personnes au sein de l’entreprise. Voici les principaux responsables :
- Responsables qualité : Ils ont pour mission d’identifier les écarts et de s’assurer que les actions correctives soient mises en œuvre.
- Managers QHSE : Responsables de la sécurité, de la qualité, de l’hygiène et de l’environnement, ils veillent à ce que les manquements soient traités rapidement.
- Opérateurs terrain : Ils sont souvent les premiers à en constater une et peuvent signaler les écarts.
Ce processus est essentiel pour garantir la réactivité dans la gestion et pour éviter que les écarts ne nuisent à la qualité globale des opérations.
Fiche de non-conformité et norme ISO 9001
Norme ISO 9001 : Contexte
La norme ISO 9001 est un standard international qui vise à garantir la qualité des processus au sein des entreprises. Obtenir cette certification permet à une entreprise d’améliorer sa productivité, d’optimiser ses coûts et de renforcer sa crédibilité auprès des clients et des partenaires. En respectant les exigences de cette norme, l’entreprise démontre son engagement à fournir des produits ou services conformes aux attentes.
La norme ISO 9001 repose sur des principes fondamentaux, comme l’orientation client, le leadership, l’engagement des collaborateurs et l’amélioration continue. Elle exige également un management rigoureux, ce qui fait de la fiche de non-conformité un élément clé pour assurer la conformité aux normes.
Exigences liées aux non-conformités dans la norme ISO 9001
La norme ISO 9001 impose plusieurs exigences concernant la gestion. Voici les principales :
- Politique qualité : Une politique claire doit être établie et communiquée à tous les niveaux de l’entreprise.
- Communication interne : La communication des écarts et des actions correctives doit être fluide et bien structurée.
- Documentation des processus : Les processus doivent être définis, respectés et mis à jour régulièrement.
- Traitement des manquements : Un système de traitement doit être mis en place, avec un suivi rigoureux.
- Audits internes : Ils permettent de vérifier que les manquements sont bien gérées et que les actions préventives sont efficaces.
Ces exigences garantissent que les défauts ne sont pas seulement traités, mais aussi anticipés grâce à des actions préventives et des améliorations continues.
Quels sont les niveaux de non-conformité ?
Elles peuvent être classées en différents niveaux selon leur gravité et leur impact sur les opérations. Voici une classification des niveaux de défaillance :
- Niveau 1 : Il s’agit d’une défaillance simple, qui peut être identifiée et corrigée rapidement. Les impacts sont limités.
- Niveau 2 : L’écart est détecté, mais malgré une correction, il y a un risque de récurrence. Ce type de défaillance nécessite un suivi plus attentif.
- Niveau 3 : Elle touche des processus critiques ou des interfaces clés, ce qui peut affecter la production ou la prestation.
- Niveau 4 : Le niveau le plus élevé, modifier des spécifications fonctionnelles. Cela peut engendrer des perturbations importantes
Comment traiter les non-conformités ?
Étapes du traitement des non-conformités
Son traitement se décompose en plusieurs étapes clés :
Détection : Elles peuvent être détectées en interne, via des contrôles qualité réguliers, ou en externe, par les retours clients.
Action corrective : Une fois identifiée, une action corrective est mise en place pour la résoudre.
Analyse des causes : Il est essentiel d'identifier la cause profonde pour éviter qu’elle ne se reproduise.
Suivi et évaluation : Le suivi des actions correctives permet de vérifier leur efficacité. Un retour d’information régulier est nécessaire pour s’assurer que les manquements ont bien été résolus.
Capitalisation : Enfin, les leçons tirées de la gestion doivent être capitalisées pour améliorer les processus futurs.
Outils et méthodes pour gérer les défaillances
Pour gérer efficacement les défaillance, plusieurs outils peuvent être utilisés :
- Méthode AMDEC : Cette méthode permet d’analyser les défaillances potentielles et d’évaluer leur criticité. C’est un outil préventif très efficace.
- Outils digitaux : Des logiciels QHSE, comme ceux proposés par TooSmart, facilitent le management et le suivi, en offrant des solutions sur-mesure adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
Prévenir les manquements futures
La prévention est essentielle pour réduire le nombre de défaut futurs. Voici quelques mesures pour y parvenir :
- Définir des processus clairs et précis.
- Former les salariés régulièrement aux exigences des normes.
- Motiver les collanorateurs avec des objectifs clairs et une reconnaissance des efforts.
- Mettre en place des outils adaptés pour faciliter le suivi des actions correctives.
- Identifier et évaluer les risques pour les anticiper.
Modèle de fiche de non-conformité
Une fiche de non-conformité complète doit inclure les informations suivantes :
Type de défaut (corrective ou préventive).
Priorité (pour estimer l’impact).
Source (individu ou équipe ayant identifié le manquement).
Description précise du problème.
Actions correctives et préventives.
Suivi de la mise en œuvre.
Photos, si nécessaire.
Signature de l’intervenant responsable.
Exemple de fiche de non-conformité
De nombreux sites spécialisés, comme le Blog Gestion de Projet, proposent des exemples détaillés de fiches de non-conformité. Ces modèles permettent d’implémenter facilement un système de gestion de la qualité.
Ces éléments peuvent également être digitalisés comme notre client RIBIERE qui souhaitait digitaliser leurs documents papiers liés à la sécurité, l’hygiène et l’environnement au travail. Voici leur cas et comment nous avons pu répondre à leurs besoins : https://toosmart.io/cas-clients/logiciel-de-suivi-qhsesur-mesure-pour-le-qhse/
Conclusion
La gestion des non-conformités est une composante essentielle de toute démarche qualité. Une bonne gestion permet d’améliorer continuellement les processus internes, de réduire les coûts liés aux écarts de qualité et de garantir la satisfaction des clients. Avec les bons outils, comme ceux proposés par TooSmart, le management devient un processus fluide et efficace, garantissant une meilleure performance globale de l’entreprise.
Directive CSRD : Tout comprendre en 2 minutes chrono
La Directive sur le reporting de durabilité des entreprises (CSRD) est une législation européenne visant à renforcer la transparence des entreprises en matière de durabilité.
Nouvelles normes électriques : Le Décret 2024-552
Le secteur de la sécurité électrique est en pleine transformation avec l’introduction du Décret 2024-552, un texte réglementaire publié le 17 juin 2024 et qui