Voir son entreprise grandir est toujours passionnant. Tout dirigeant cherche toujours un moyen de développer sa structure. Mais, la gestion de cette croissance demande de plus en plus de temps. Allier croissance de l’entreprise et gestion quotidienne n’est pas toujours une évidence. Alors comment gagner du temps pour se concentrer sur l’essentiel ? Voici les recommandations de nos experts !
La croissance de l'entreprise : une activité à plein temps !
Tout d’abord, favoriser le développement de son activité peut prendre de plusieurs formes : recherche de nouveaux clients, embauche de nouveaux collaborateurs pour faire face à l’augmentation de l’activité, prévisions de trésorerie selon différents scénarios… 🤯
Ce n’est pas tout ! 🫣 Plus la structure grandit, plus la gestion de la croissance de l’entreprise est difficile :
- Les leads obtenus par les commerciaux doivent être contactés pour transformer les prospects en clients.
- Les nombreuses factures émises doivent être suivies et faire l’objet de relances si nécessaire, au risque de mettre à mal la trésorerie de l’entreprise.
- Une fois les premières embauches finalisées, de nouveaux besoins humains peuvent se faire sentir et les premiers départs devront être remplacés.
Au quotidien, les dirigeants passent donc leur temps à imaginer et structurer le futur de leur entreprise. Mais, cette vision à long terme est souvent perturbée par des enjeux à court terme. 😕
Ces petites tâches quotidiennes qui freinent la croissance de l’entreprise
En général, les entreprises ne disposent pas toujours d’une personne chargée de la croissance de l’entreprise. Les dirigeants d’entreprises doivent souvent combiner gestion quotidienne et croissance à long terme : deux dynamiques parfois difficiles à gérer ! 🤝🏻
En effet, une entreprise doit accomplir de nombreuses tâches indispensables pour assurer le bon fonctionnement de ses différents services :
- Gestion du CRM pour les commerciaux ;
- Saisie et suivi des factures pour la trésorerie 🗂 ;
- Gestion des invitations en vue d’un événement ;
- Suivi des différents KPIs de l’entreprise 📊 ;
- Envoi et signature des nombreux documents relatifs à embauche et à l’onboarding…
Ces processus sont composés de tâches généralement répétitives et chronophages ! Confier ces tâches aux employés leur fait perdre du temps. Cela peut rapidement les démotiver. Heureusement, tous ces obstacles à la croissance de l’entreprise peuvent être surmontés grâce aux nouvelles technologies. 🚀
La solution pour gagner du temps : simplifier vos processus !
En effet, simplifier les processus de travail est une piste pour : gagner du temps, se concentrer sur son cœur de métier et accompagner sereinement la croissance d’une société.
Un processus de travail rassemble un ensemble de tâches qui s’enchaînent. La gestion comptable d’une prestation, par exemple, est un processus qui implique les tâches suivantes :
- La création d’un devis, envoyé au client ;
- La validation de ce devis par le client ✅ ;
- La génération d’une facture une fois la prestation terminée ;
- La vérification que cette facture a été payée dans les temps ⌛️ ;
- Si nécessaire, une ou plusieurs relances ;
- L’inscription du paiement effectif dans les comptes de l’entreprise… 💳
La plupart du temps, ces actions sont réalisées manuellement avec un tableau Excel et des mails rédigés au cas par cas. Pour éviter que ces tâches prennent du temps à l’entreprise, une solution consiste à simplifier les processus et le système d’information (SI) de l’entreprise. Laquelle ? Les technologies d’automatisation des processus !
Simplifier vos processus en les automatisant
L’automatisation des processus consiste à confier à des applications ou logiciels métier, les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée. 🤖
En utilisant des applications performantes et en les intégrant au sein du SI de l’entreprise, l’automatisation des processus peut par exemple :
- Envoyer automatiquement un devis pour en demander la validation par signature électronique 📤 ;
- Générer automatiquement la facture et l’envoyer directement au client ;
- Vérifier le paiement effectif de la prestation depuis les comptes de l’entreprise 🔍 ;
- Relancer automatiquement le client par mail en cas de retard de paiement, à une date définie (10 jours de retard, par exemple).
- Informer automatiquement l’équipe par mail ou messagerie instantanée du lancement de projet et positionner des invitations dans les agendas des personnes concernées. 📧
Il est possible de simplifier des processus dans différents domaines : la comptabilité, les services commerciaux, les ressources humaines, le suivi d’audits de sécurité, la gestion d’événements…
Une fois libérés des tâches chronophages et répétitives, les dirigeants d’entreprises peuvent alors se concentrer sur la croissance et le développement de leur activité. 🎯
Pour en savoir plus sur l’automatisation des processus, cliquez ici !
En conclusion, trouver le bon équilibre entre la gestion quotidienne et la croissance de l’entreprise est un défi. Grâce aux nouvelles technologies disponibles, il est possible de réduire la charge des tâches quotidiennes, ce qui permet de se focaliser davantage sur les aspects essentiels de l’entreprise.
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