Logiciel événementiel sur-mesure
Digitalisez vos événements et simplifiez la gestion de bout en bout : de l’inscription à l’analyse des retombées.
- Formulaires automatisés, relances par mail, suivi en temps réel
- Feuille d’émargement digitale et données centralisées
- +30 % d’engagement en seulement 4 mois de déploiement
Gérer des évènements peut s’avérer compliqué : entre la gestion des inscriptions/participants, les relances, le choix de la date, de l’heure, du lieu, des animateurs, etc. il est vite facile de perdre le fil.
Heureusement, des solutions existent pour vous aider à structurer vos processus évènementiels. TooSmart accompagne d’ailleurs les sociétés dans la digitalisation de leur gestion d’événements grâce à des logiciels événementiels sur mesure.
L’Année Lumière, une association engagée pour la jeunesse
L’Année Lumière accompagne les 16–25 ans dans la construction d’un projet de vie audacieux, personnel ou professionnel.
Pour coordonner ses événements d’orientation à forte dimension humaine, l’association avait besoin d’un outil capable de fluidifier la logistique tout en offrant un suivi fiable et structuré.
Des process manuels lourds et chronophages
Avant que la structure ne se dote d’un outil adapté, la gestion des événements reposait sur des tableaux Excel et des documents papier. Ce fonctionnement, très chronophage, favorisait les oublis et les erreurs, tout en rendant le suivi des participants laborieux.
Résultat : les équipes perdaient en efficacité, et la coordination sur le terrain devenait difficile à maintenir.
- Suivi des présences difficile à maintenir en temps réel
- Saisie des données en doublon, avec un fort risque d’erreurs
- Accès aux historiques trop complexe pour mesurer l’impact des actions
Une application événementielle intuitive, rapide à déployer
Pour répondre aux besoins des équipes de L’Année Lumière, TooSmart a imaginé une solution événementielle intuitive et rapide à prendre en main.
Conçu sur-mesure en low-code, l’outil permet d’automatiser les inscriptions, d’adapter les relances par email au statut des participants et d’assurer un suivi fluide des événements dans une base de données centralisée.
Les feuilles d’émargement sont désormais digitalisées et connectées aux tableaux de bord. Cette centralisation simplifie le pilotage terrain et améliore la réactivité des équipes.
Digitaliser vos processus événementiels
Un logiciel sur-mesure pour gérer l’ensemble de vos événements de manière simple, fluide et centralisée.
Gestion des évènements
Toutes les informations relatives à l’évènement sont centralisées dans l’application (date, animateurs, lieu, nombre de participants...) pour faciliter la gestion et l’organisation.
Générateur de formulaire
Le formulaire d’inscription à l’évènement se crée automatiquement et se publie sur le site WordPress pour collecter les données nécessaires à l’inscription des participants.
Automatisation des mails
Les mails de confirmations, relances et validations sont envoyés automatiquement aux étudiants en fonction de leur statut pour améliorer la conversion inscrits/participants.
Feuille d’émargement digitale
La digitalisation de la feuille d’émargement des participants permet de collecter de la donnée qualitative et quantitative sur les participants.
Gestion des statuts
Grâce à des statuts attribués à chaque contact, les équipes ont une meilleure vision des actions menées et peuvent même les automatiser !
Tableaux de bord
Des dashboards personnalisés sont inclus pour une vision plus claire sur les actions menées et la qualité des évènements.
Les bénéfices du logiciel événementiel My Année Lumière
Gain de temps
Les équipes ne ressaisissent plus les informations et peuvent se concentrer sur l’accompagnement des jeunes.
Meilleurs taux de conversion
Les relances automatisées et le suivi des statuts augmentent significativement la participation effective aux événements.
Centralisation des données
Toutes les informations (inscriptions, émargements, historiques) sont regroupées dans une base unique, accessible à tout moment.
Visibilité en temps réel
Des tableaux de bord clairs pour suivre la présence, analyser les données et adapter les actions en continu.
Suppression des ressaisies
Chaque information n’est saisie qu’une seule fois, puis exploitée automatiquement tout au long du parcours.
À propos de nos solutions événementiel sur-mesure
Grâce à TooSmart, L’année Lumière a transformé radicalement la gestion des événements en automatisant l’ensemble du parcours, de l’inscription jusqu’au suivi post-événement. La plateforme centralise toutes les données dans une base unifiée et sécurisée, permettant un accès instantané à l’historique des interactions et aux informations essentielles.
Conçus pour s’intégrer facilement à l’organisation des TPE, PME et ETI, nos logiciels SaaS de gestion de production offrent une flexibilité maximale, s’adaptant ainsi aux exigences de chaque activité industrielle ou commerciale.
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