En vous promenant dans les couloirs de votre entreprise, il n’est pas rare d’entendre ce genre de conversations… cela arrive lorsque les flux de travail sont traités manuellement.
Dans cet article, nous allons essayer d’expliquer pourquoi une nouvelle technologie devient de plus en plus indispensable si vous souhaitez alléger vos flux de travail et garder votre activité compétitive. Il s’agit de l’automatisation des flux de travail : c’est-à-dire la gestion des processus pour déléguer à l’automate toute manipulation répétitive et sans valeur ajoutée.
Un flux de travail : c’est quoi ? 🤔
Dans le cadre des processus d’entreprise, le flux de travail est l’enchaînement que vous avez choisi pour organiser les tâches : celles-ci passent d’un collaborateur à l’autre, suivant un ensemble de règles bien définies et aboutissant à un résultat attendu.
Il s’agit essentiellement d’aller d’un point A à un point B 🚶, en passant par une série d’étapes intermédiaires. Par exemple, si quelqu’un doit faire un achat professionnel, vous avez certainement prévu un cheminement des tâches pour l’occasion : demande, validation, transaction, refacturation, comptabilisation… 🗂
Or, il est probable que chacune des étapes soit exécutée manuellement par une personne différente et que la procédure initialement prévue, soit rarement respectée, causant des problèmes de communication et de surcharge de travail. 🔇
De nombreuses TPE et PME se retrouvent ainsi submergées par ce genre de tâches répétitives et chronophages, dont l’accomplissement est souvent lent et sujet à l’erreur. Pour faire face à cela, l’automatisation des flux de travail est la solution idéale.
Comment savoir s’il faut alléger ses flux de travail ? 💼
Mener un audit est utile afin d’identifier si certains des symptômes d’un flux de travail alourdi se présentent tels que :
- des erreurs se multipliant ❌ ;
- le travail des collaborateurs se poursuivant en urgence ;
- des délais rarement respectés ⌛️ ;
- des collaborateurs insatisfaits ;
- une mauvaise circulation d’informations 😵💫 ;
- des objectifs non atteints…
Depuis longtemps, les entreprises ont décidé de numériser leurs flux de travail pour les rendre plus agiles. Mais une simple dématérialisation, aussi bénéfique soit-elle, ne peut constituer qu’une première étape dans l’optimisation des processus d’entreprise.
Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail❓
L’automatisation des flux de travail vise à concevoir et mettre en œuvre des processus automatisés. Ces processus ont pour mission d’accomplir diverses tâches de façon automatique et ne nécessitant pas (ou peu) d’intervention humaine.
Automatiser ses flux permet, entre autres, de fluidifier les échanges de données et de fichiers entre individus et systèmes, le tout basé sur des règlementations bien définies.
Cette innovation est un atout considérable pour accélérer et simplifier des actions qui, exigeraient un investissement important en termes de temps et d’efforts, si vous utilisiez une autre solution.
Grâce à l’automatisation des flux de travail, vous pourrez vous libérer du temps précieux pour d’autres activités stratégiques et à forte valeur ajoutée.
Pourquoi automatiser ?💡
💭 Imaginez une solution capable de vérifier automatiquement les achats, de générer en autonomie les factures, de relancer les propositions commerciales, d’envoyer les contrats pour signature et d’effectuer d’autres tâches répétitives et chronophages. Tout cela est possible !
En effet, l’automatisation offre de nombreux avantages comme :
La simplification des process ✅
L’automatisation améliore la visibilité des processus, élimine les points de blocage et maintien la fluidité des échanges d’informations. Étant donné que l’attribution et le suivi des tâches peuvent être automatisés, il devient plus simple de surveiller et de gérer les performances, réduisant ainsi les délais de réalisation des processus.
Accès à des informations plus approfondies
Les rapports en temps réel avec une visualisation améliorée sont un avantage inestimable de l’automatisation des flux de travail. En appliquant l’analyse de données aux processus, les organisations peuvent recueillir des données de performance, identifier des opportunités et prendre des décisions plus éclairées concernant leurs opérations.
Réduction des erreurs 📉
La saisie manuelle de données est une tâche répétitive et chronophage.. De plus, elle est particulièrement sujette aux erreurs humaines, pouvant avoir des conséquences significatives pour votre organisation, allant d’un problème de comptabilités aux factures incorrectes. Grâce à l’automatisation, vos tâches sont accomplies en temps réel sans que vous ayez besoin d’intervenir au cours du processus. Il vous suffira de saisir la donnée en entrée puis l’automatisation se charge du reste !
Accroissement de la productivité
L’automatisation des flux de travail permet de libérer du temps et des ressources pour que les équipes se consacrent à des activités à forte valeur ajoutée. De nombreuses solutions d’automatisation des flux de travail favorisent également la collaboration globale, réduisant ainsi le temps perdu à rechercher des informations, à solliciter des approbations et à suivre les échanges de communication.
Fluidification des échanges 💬
Des flux de travail bien définis et des notifications automatisées permettent aux collaborateurs de rester informés et de comprendre leur rôle au sein d’un projet. Ils facilitent également la collaboration entre les services et renforcent la responsabilité des tâches, garantissant que tous travaillent ensemble pour atteindre le même objectif.
Conclusion
Les processus automatisés sont applicables à chaque secteur d’activité de votre entreprise : commercial, achat, marketing, RH, administration, comptabilité, service client… tout le monde en sera bénéficiaire.
Un des avantages de l’automatisation est aussi sa simplicité d’utilisation et de mise en place. Aujourd’hui, grâce à des solutions NoCode, il est possible d’assembler et de faire communiquer entre eux de nombreux outils : les collaborateurs et les équipes auront accès à une interface propre et intuitive.
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